中化化肥有限公司（以下簡稱“中化化肥”）曾經(jīng)是一家外貿(mào)企業(yè)，隨著國家對化肥流通體制的改革，中化化肥逐漸成長為國內(nèi)最大的集產(chǎn)、供、銷為一體的綜合性的化肥企業(yè)。這家擁有17家分公司的企業(yè)實行的是以分銷為主，向產(chǎn)業(yè)鏈上下游延伸的發(fā)展形態(tài)，目前已經(jīng)形成了非常完整的一體化協(xié)同發(fā)展的運營模式。而在這一過程中，信息化建設(shè)所發(fā)揮的助推力是不容忽視的。
“中化化肥最大的一個特點是，業(yè)務(wù)覆蓋的范圍非常廣。我們目前有2000多個銷售網(wǎng)點、7家控股企業(yè)和一些參股企業(yè)。由于這個特點，我們的企業(yè)信息化顯得尤為重要。信息化在公司快速擴張的過程中發(fā)揮了很大的作用。”中化化肥信息技術(shù)部總經(jīng)理范賀軍通過自身的工作，對于信息化在中化化肥企業(yè)擴張轉(zhuǎn)型中的作用深有體會。
10年規(guī)劃，DMS重中之重
中化化肥在信息化建設(shè)上有一個長達(dá)10年的規(guī)劃，分了四個階段：2005年前夯實基礎(chǔ)、2006 年~2008年穩(wěn)步推進(jìn)、2009年~2010年優(yōu)化提升、2011年~2015年全面提升。而在這長達(dá)10年的規(guī)劃中，分銷管理系統(tǒng)（DMS）一直是信息化規(guī)劃和建設(shè)的重中之重。
2000年，中化化肥開始實施ERP，由于公司本身有北京總部、17家分公司、生產(chǎn)企業(yè)和營銷網(wǎng)點四個大的組成部分，所以ERP系統(tǒng)為了適應(yīng)不同的需求，分成了SAP和分銷管理系統(tǒng)兩大組成部分。其中，北京總部、17家分公司和生產(chǎn)企業(yè)使用的是SAP系統(tǒng)；各地的營銷網(wǎng)點使用的是分銷系統(tǒng)。2003年ERP升級的時候，中化化肥開始著手建立覆蓋當(dāng)時網(wǎng)點的分銷管理系統(tǒng)。而最初想到建這個分銷系統(tǒng)，中化化肥主要是為實現(xiàn)三個方面的作用：更好地固化流程，讓新建的網(wǎng)點有遵循的標(biāo)準(zhǔn)；防范經(jīng)營上的風(fēng)險，保證及時回款和倉儲安全；提高工作效率，總部能夠及時掌控全國銷售情況。SAP和分銷管理系統(tǒng)有專門的接口，中化化肥每天都會把分銷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳到SAP系統(tǒng)上，同時也會把SAP上的主數(shù)據(jù)傳輸?shù)椒咒N系統(tǒng)上。這兩個系統(tǒng)的互相補充使得中化化肥的ERP系統(tǒng)從上線到現(xiàn)在一直都發(fā)揮著很大的作用。
2003年分銷系統(tǒng)開始著手建立時，中化化肥在全國總共有100個網(wǎng)點，和現(xiàn)在區(qū)別最大的一點是：每個網(wǎng)點都設(shè)有一個自己的倉庫，在業(yè)務(wù)模式和工作方式上還是比較簡單的。經(jīng)過5年多的發(fā)展，中化化肥的網(wǎng)點已經(jīng)從最初的100個迅速擴張到了2000個，而此時的倉庫數(shù)也縮小到了500個。這2000多個網(wǎng)點最基層已經(jīng)設(shè)立到縣一級。從表面上看，這是一個網(wǎng)點的數(shù)目的增加，但是從深層次來看，這是業(yè)務(wù)模式在不斷地優(yōu)化。
為了適應(yīng)業(yè)務(wù)模式的調(diào)整，2009年，范賀軍經(jīng)過公司管理層的同意后，決定對分銷系統(tǒng)進(jìn)行一個升級換代。“其實2009年～2010年我們主要在做的就是這個事情，這是為公司未來的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。”范賀軍在談到分銷系統(tǒng)升級換代的意義時如此描述。
眾所周知，一個系統(tǒng)的升級換代并不簡單意義上的系統(tǒng)容量的改變。從一個系統(tǒng)遷移到另一個系統(tǒng)的過程中，存在著大量的問題，工作量的巨大只是其中之一。由于系統(tǒng)遷移是分區(qū)域進(jìn)行的，在相當(dāng)長的一段時間里，兩套系統(tǒng)是同時運行并且被使用的。“我當(dāng)時最關(guān)注的就是如何保證數(shù)據(jù)安全，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的平滑過渡。我們當(dāng)時預(yù)估，兩套系統(tǒng)順利過渡完畢需要大約一年左右的時候。這就意味著在這一年里，有兩套系統(tǒng)在同時使用。”范賀軍在著手準(zhǔn)備分銷管理系統(tǒng)之前，對于系統(tǒng)遷移過程中會產(chǎn)生一系列的問題做出了充分的預(yù)估。
整個信息技術(shù)部都明白，擺在他們面前最大的挑戰(zhàn)是：如何將兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合到一起。對于各個分公司來說，他們可以根據(jù)自己區(qū)域所使用的系統(tǒng)直接查看經(jīng)營情況，但是作為需要時刻掌控全國銷售的北京總公司，要查看不同分公司的業(yè)績時需要登錄不同的系統(tǒng)。這對于提高管理層的工作效率來說是一個很大的阻礙。為此，信息技術(shù)部的全體人員在范賀軍的帶領(lǐng)下，采取了很多措施，嘗試了很多方法，力求盡量縮短系統(tǒng)的切換時間。中化化肥獨特的小BI系統(tǒng)，就是這個過渡期里最有力的保障。
小型BI，智能過渡潤滑劑
為保證兩套系統(tǒng)平滑過渡，在升級初期，中化化肥就為此上線了一個小型的BI（商業(yè)智能，以下簡稱BI）系統(tǒng)。之所以稱之為小型BI，其實最根本的原因是這個BI并不是傳統(tǒng)意義上的BI項目。由于升級情況的迫切性，這個小型的BI系統(tǒng)需要和分銷管理系統(tǒng)的升級同步，并且還能夠足夠的簡單，實施起來需要更加的快捷。在系統(tǒng)升級的過程中，小型BI也必須順利上線。
事實證明，中化化肥布置實施這個小型的BI系統(tǒng)對于兩套系統(tǒng)的平滑過渡起到了非常明顯的作用。小型BI 系統(tǒng)上線的出發(fā)點是為了整合兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，舊的分銷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和新的分銷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都會匯總在這個小型的BI系統(tǒng)里。依靠這個小型BI系統(tǒng)，北京總公司的管理層、決策層和一些職能部門的相關(guān)人員只需通過小型BI系統(tǒng)就可以監(jiān)控各個分公司、生產(chǎn)企業(yè)和銷售網(wǎng)點的銷售情況、庫存情況和價格。在他們查看和調(diào)用數(shù)據(jù)的時候，完全感覺不到是有兩套不同級別的系統(tǒng)在運行，在簡化了工作程序的同時極大地提高了工作效率。
中化化肥的這個小型BI系統(tǒng)雖然只是簡單版本的BI，但是既解決了中化化肥系統(tǒng)切換中的問題，日常中也是發(fā)揮了一定的商務(wù)智能作用的。這種商務(wù)智能不僅僅是一些簡單的統(tǒng)計，也包括了一些分析、支持決策方面的報告。從BI系統(tǒng)可以看到整個公司的網(wǎng)絡(luò)庫存的走勢情況，看各個分公司的銷售情況，看單一品種的銷售趨勢和變化，并且分析產(chǎn)生的原因，相關(guān)職能部門可以根據(jù)這些分析報告來決定是否進(jìn)行促銷、哪種產(chǎn)品要投入更多的宣傳成本、哪些倉庫的庫存有超期的風(fēng)險。
此外，中化化肥的BI系統(tǒng)還開發(fā)了一系列的預(yù)測功能，并且以此來幫助管理層做出決策。尤其是對不同分公司情況的監(jiān)測，同一產(chǎn)品在不同時間段的銷售走勢和庫存走勢，通過兩者的對比和分析，能夠獲得很多銷售方面的規(guī)律性報告。“這種報表的開發(fā)給管理層決策時提供了很大的幫助，對業(yè)務(wù)的支持比較到位。”范賀軍對這個小型BI系統(tǒng)發(fā)揮的作用還是非常滿意的。
范賀軍介紹，自從小型BI系統(tǒng)上線后，對于ERP的補充和完善的作用發(fā)揮得比較好。ERP本身的功能中比較主要的是輸入和處理信息，有了BI系統(tǒng)后，對于信息量是否足夠方面有了更多檢測方面的指標(biāo)。由于BI對于信息的完整性和準(zhǔn)確性要求很高，如果系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)資源不準(zhǔn)確或者說不是完整的，那么BI再智能也無法分析出正確的結(jié)果。
再被問及，以后這個小型BI系統(tǒng)最后是否會發(fā)展成真正的商務(wù)智能系統(tǒng)時。范賀軍說：“2011年我們準(zhǔn)備著手做BW（報表系統(tǒng)），到時候會將現(xiàn)在這個BI系統(tǒng)放到集團(tuán)統(tǒng)一的平臺上，這樣能讓BI發(fā)揮更大的作用。”
無障礙溝通平臺
你在百度搜“中化化肥”時，在搜索列表里會出現(xiàn)這么一個結(jié)果：“中化化肥協(xié)同工作平臺。”沒錯，這個平臺就是中化化肥的OA系統(tǒng)。“目前你們看到的這個OA系統(tǒng)，是我們在2008年開始使用的。最初購買它其實是為了總部和基層沒有阻礙地溝通。”范賀軍在最初來到中化化肥時，就產(chǎn)生了要上線OA系統(tǒng)的想法。在這個系統(tǒng)上，總公司可以上傳公司的文件、發(fā)布相關(guān)的通知；基層的分公司、生產(chǎn)企業(yè)、營銷網(wǎng)點的費用預(yù)算審批、報銷也通過這個來做。可以說這個OA在很大程度上起到了一個“總裁秘書”的作用，上傳下達(dá)，也讓各個地方的中化化肥的員工對企業(yè)有了更加強烈的認(rèn)同感和歸屬感。
2010年，范賀軍做的項目中，有一個是配合著0A系統(tǒng)的，就是公司的視頻會議系統(tǒng)。現(xiàn)在絕大多數(shù)公司的通用溝通方式有三種：電話、電郵和MSN之類的即時溝通工具。如果這是個分公司和子公司分部較為分散的大型企業(yè)，涉及到培訓(xùn)和會議時，就會有這樣的現(xiàn)象發(fā)生。總公司不太愿意頻繁開會，而每每一開會，就會有全國各地的“代表”千里迢迢地來到總部，舟車勞頓不說，還會產(chǎn)生一筆很大的費用。而范賀軍在2010 年9月份啟動的這個視頻會議系統(tǒng)正是為了解決這樣的問題。
到目前為止，北京總部、17家分公司和所有生產(chǎn)企業(yè)已經(jīng)部署完畢。雖然從開始實施到現(xiàn)在才不到3個月的時間，可體現(xiàn)出來的作用還是非常明顯的。“我們的分公司和生產(chǎn)企業(yè)到北京都是有數(shù)據(jù)專線的，以后這個專線上只是運行ERP系統(tǒng)。自從上了視頻會議系統(tǒng)，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)資源就被完全利用起來了。”作為一個稱職的企業(yè)信息化的管理者，范賀軍對于企業(yè)網(wǎng)絡(luò)資源的利用率有著很高的標(biāo)準(zhǔn)。
另外一個重要的方面是，以前，決策和戰(zhàn)略意圖都是總部這邊的管理層自己開會商議。自從上了視頻會議系統(tǒng)，分公司和生產(chǎn)企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層可以直接參與到一些決策會議中，這樣能夠更快更直接地領(lǐng)會總公司的“先進(jìn)思想”和戰(zhàn)略意圖。過去每年都只開幾次大型的會議，成本高不說，將不同地區(qū)的人集中到一起也比較困難。視屏?xí)h系統(tǒng)的上線，不但免除了大家來回出差，開會的頻度也有所增加。這種無障礙的溝通對于大型企業(yè)的工作效率的提高有著極大的作用。“我們還可以讓分公司的員工和北京員工同事參加培訓(xùn)，這樣的統(tǒng)一培訓(xùn)對于培養(yǎng)員工的整體職能也發(fā)揮著很好的作用。”
據(jù)悉，下一步這個視頻會議系統(tǒng)有可能會部署到銷售網(wǎng)點上，但是由于中化化肥的網(wǎng)點較多，并且在不斷擴張當(dāng)中，可能會牽扯到一系列的投入問題。
滾動式規(guī)劃，IT永不脫節(jié)
目前，中化化肥的未來3年滾動式規(guī)劃已經(jīng)做完。中化化肥在每年的10月到11月份都會做接下來3年的滾動式規(guī)劃，當(dāng)然這其中也包括企業(yè)信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃。整個規(guī)劃的過程中，IT部門都會參與其中，和業(yè)務(wù)部門充分溝通。在企業(yè)確定了未來3年的業(yè)務(wù)規(guī)劃后，信息技術(shù)部會根據(jù)業(yè)務(wù)的需求去確定信息化的重點。“我們會做信息化的預(yù)算，當(dāng)然這個會根據(jù)公司的經(jīng)營情況來調(diào)整和確定下一年IT方面的計劃。這個計劃會在每年的12月份確定下來。”范賀軍介紹道。
由于在整個過程中，IT部門是完全參與的，中化化肥的信息化建設(shè)一直和業(yè)務(wù)部門的戰(zhàn)略結(jié)合得非常好。 “其實這對于我們這些做信息化的人提出了更高的要求。你是否真的理解公司信息化戰(zhàn)略，你能否把這種業(yè)務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為IT戰(zhàn)略，都是作為一個合格IT人員需要不斷思考的。”范賀軍對于IT對業(yè)務(wù)的支撐十分重視。從范賀軍進(jìn)入中化開始，每年制定下一個3年的滾動計劃時，IT部門都會全程參與，并且不斷地與業(yè)務(wù)部門溝通。通過這種溝通，IT人員對于業(yè)務(wù)部門的工作充分了解，并且根據(jù)這種理解提出信息化建設(shè)的規(guī)劃和計劃。
2011年，中化化肥信息化的重點將會集中在CRM（客戶關(guān)系管理）和BW的上線上。目前，中化化肥還有5家生產(chǎn)企業(yè)未實施SAP，這也是2011年比較重要的一件事。在未來3年的規(guī)劃中，物流系統(tǒng)和電子商務(wù)平臺將會被列為重點發(fā)展的對象。因為本身是集生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售為一體的大型企業(yè)，電子商務(wù)平臺的推出是受到很大的期待的。2011年將會先實施內(nèi)部的電子商務(wù)，等到成熟后將會全面推向外部。
（劉舒佳）
